¿Cuáles son las características irrenunciables en una plataforma tecnológica de RRHH?

Poner en marcha una nueva plataforma no es una decisión fácil; tendrá sin duda un retorno claro (traducido en impacto positivo en el Talento de la organización, en disminución del tiempo dedicado a tareas repetitivas, en incremento de la calidad del servicio prestado, en mejora del “employee engagement”, en ahorro de costes…), pero no deja de ser un cambio que hay que pensar y planificar de forma coherente

Desde luego, es indiscutible que algo hay que hacer: la Encuesta de Compromiso Global de Gallup concluye que sólo un 15% de los empleados se siente comprometido con su trabajo. Y gran parte de su “desencanto” surge de la sensación de falta de atención y del hecho de no contar con el soporte necesario para desarrollar su actividad. Y “los procesos de Recursos Humanos” son muchas veces una piedra en el zapato. Y, en este terreno, la puesta en marcha de una plataforma como denario puede suponer un antes y un después.

¿Pero con qué características debe contar una plataforma de este tipo? Veamos algunas de las más importantes.

Personalización y escalabilidad

No hay dos empresas iguales… y una solución tecnológica no debe seguir el esquema del “café para todos”.

Desde luego, se contará con un esquema troncal que cumpla con los requerimientos normativos allá donde se precise, pero sin que eso suponga un obstáculo para poder llevar a cabo la parametrización y adaptación que cada organización necesite. Se acabó el tiempo de lo que tiempo atrás se acabó llamando “soluciones de kiosko”: bonitas, pero encorsetadas; de rápida puesta en marcha, pero con poca o ninguna flexibilidad para adaptar procedimientos.

Es imprescindible además que la plataforma elegida pueda crecer en función de las necesidades de cada organización: aquí, contar con un esquema modular (pero a la vez “de dato único”, para evitar problemas con información que se replica en uno y otro sitio…) resulta más que interesante. Será posible así poner en marcha la nueva solución planificando su lanzamiento en función de las necesidades de corto, medio y largo plazo de forma sencilla, estableciendo en cada caso una planificación personalizada.

Acceso móvil, flexibilidad y seguridad

Un informe de Deloitte afirma que el 41% de los equipos de recursos humanos está implantando activamente aplicaciones móviles para ofrecer servicios de recursos humanos.

Y es que, especialmente entre las nuevas generaciones, se hace difícil justificar que es más sencillo organizar las vacaciones o hacer un pedido desde el móvil, que solicitar unos días de permiso, fichar, consultar la planificación o acceder a la nómina… Las apps móviles en el ámbito de RRHH son ya irrenunciables.

Se trata de contar con soluciones que se adaptan a los entornos actuales, en los que además se han incrementado, según un estudio de Travel Perk, los esquemas de teletrabajo y de trabajo híbrido, presentes en el 76% de las organizaciones.

Además, resulta fundamental facilitar el acceso a la plataforma elegida simplemente con un navegador, sin que haya que instalar nada más, ni por parte de los usuarios ni por parte de la organización. Atrás quedaron los modelos “cliente-servidor”, con “programas” que había que instalar y que terminaban complicando la vida tanto a las áreas de Tecnología como a los profesionales que querían utilizar el nuevo sistema. El hecho de contar con un esquema “Cloud 100% WEB” es garantía de éxito en este terreno.

Y al mismo tiempo, no lo olvidemos, los datos gestionados por las áreas de RRHH son especialmente sensibles, por lo que garantizar su seguridad (tanto al acceder a los mismos, como al procesarlos y almacenarlos) es imprescindible. Y no basta sólo con contar con “esquemas de securización”; es necesario también disponer de protocolos claros de actuación ante la aparición de cualquier amenaza.

Usabilidad y experiencia de usuario (UX)

Seamos claros: la plataforma tecnológica que pongamos en marcha para dar soporte a los procesos de Recursos Humanos no es para tecnólogos… y además la mayor parte de sus usuarios serán profesionales de fuera del área de RRHH.

Según Gartner, para facilitar la transformación de la gestión de los Recursos Humanos en la empresa, la tecnología debería ser más accesible y ayudar mejor a los empleados a que “el trabajo fluya”.

Por eso, el sistema elegido debe ser intuitivo y fácil de usar, alejado tanto de complejidades tecnológicas como procedimentales siempre que sea posible. (Aquí es importante diferenciar, por ejemplo, las pantallas “para el área”, en las que será necesario contemplar diferentes conjuntos de datos normativos, internos y de gestión, donde tiene sentido contar con visualizaciones más densas, de las pantallas “para usuarios finales”, en las que debe primar la sencillez y el uso intuitivo). Mejorar la experiencia de usuario es clave, y esa experiencia depende (y mucho) de la función de cada profesional.

Eso sí: nunca debemos sacrificar funcionalidades imprescindibles por contar con “pantallas bonitas”. Los fuegos artificiales, el deslumbrar con un diseño elaborado pero hueco, duran lo que duran…

Integración con otros sistemas

Recursos Humanos no vive al margen de la organización. Y, lógicamente, el desarrollo de su actividad impacta en sistemas que van más allá de la plataforma de RRHH.

Un ejemplo claro es el de los sistemas de Nómina y Administración de Personal: su relación con otros sistemas (por ejemplo, con el financiero, para la gestión de asientos contables) es muy estrecha. Por eso debemos contar con mecanismos que vuelquen la información allí donde se precisa, optimizando el trasvase de datos tanto en tiempo (la información puede viajar desde el momento en el que se genera) como en número de errores (que desaparecen en todo lo que pudiera tener que ver con la intervención manual, que ahora se automatiza).

Debemos considerar además no sólo la integración con sistemas externos, sino también con los diferentes módulos de la plataforma de RRHH. Por ejemplo, para automatizar la generación de factores de nómina que puedan surgir de una planificación de horarios determinada (turnicidad, horas extra, permutas…), del cumplimiento de objetivos en esquemas de DPO, etc.

Por último, hay que contemplar un escenario de crecimiento en la “cultura data-driven”. Los datos que se generan en los procesos de Gestión de Personas son muy valiosos, y la plataforma elegida debe facilitar el acceso a los mismos cuando se precise (siempre contando con los niveles de acceso y seguridad correspondientes), para poder crecer en las capacidades de “People Analytics” en función de la casuística y necesidades concretas de cada organización. Será posible así construir potentes cuadros de mando (con herramientas como Power BI o similares) que complementen a los ya existentes en la plataforma, o desarrollar algoritmos específicos con Inteligencia Artificial entrando incluso en el terreno predictivo o prescriptivo, combinando “los datos de personas” con datos de otros sistemas de la organización. Pero, siempre, analizando el por qué y el para qué.

RRHH no puede ser un nicho al margen del negocio, antes al contrario: su aportación es cada vez más significativa… porque, sin duda, el Talento se consolida como el verdadero valor diferencial de las empresas y su gestión objetiva y acertada es pieza clave para optimizar su atracción y fidelización.

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